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翻譯管理系統（TMS）是翻譯行業的黑馬。 與計算機輔助翻譯不同的是，大多數業內人士已經開始理解并希望接受計算機輔助翻譯，對于TMS是否真的有必要——甚至它對于的含義是什么，人們幾乎沒有達成一致的意見。

根據粗略估計，只有10%的翻譯公司使用某種特定的翻譯管理系統。 剩下90%的公司，有些使用不同復雜度的Excel電子表格，而另一些根本不需要任何工具就能“做得很好”——或者他們只是這么宣稱。

那么什么是翻譯管理系統呢？ 從最基本的意義上講，翻譯管理系統是一個幫助翻譯公司，或者公司內部的翻譯團隊運營其翻譯相關業務的系統。 出于這個原因，它有時也被稱為BMS——業務管理系統。具有諷刺意味的是，業務管理系統這一名稱只徒增了人們對其的困惑。

還是用洗車來做個比喻吧。 在我們的洗車場，CAT工具是我們實際使用的生產設備：水箱，壓力墊圈，刷子等等。 另一方面，TMS/BMS是您實際運行業務所需的一套工具:收銀機，在線預訂系統，甚至是為訪問者提供的自動售貨機。

因此，考慮到這個松散的定義，讓我們看看翻譯團隊工具集的關鍵TMS組件。

1.管理項目

首先也是最重要的，翻譯管理系統允許用戶跟蹤他們的項目，包括截止日期，狀態，進度，分配的人員等等。 與一般的項目管理軟件或Excel電子表格不同，這使TMS用戶對他們正在進行的翻譯項目有一個更廣泛，更側重于行業的概述。

例如，Smartcat中的項目工作區如下所示:

下面是一個單獨項目的內部結構:

由于本地化團隊通常不僅僅處理翻譯工作，一些TMSs（包括Smartcat）允許用戶存儲和跟蹤非翻譯項目，如桌面出版，口譯，文案撰寫和其他相關工作。

2.訂單自動化

TMS用戶希望能夠做的另一件事是自動化訂單：接收要翻譯的文檔，為客戶準備報價，生成發票，等等。

更先進的TMSs允許客戶通過客戶端門戶積極參與這一過程。 在這種情況下，客戶可以登錄到你的TMS，上傳一個文檔，然后獲得即時報價，或者向你請求報價。

以下是Smartcat的客戶端門戶，例如:

與此相似，當工作完成時，一些TMSs允許用戶生成發票發送給客戶。 以下是Smartcat發票生成工作流程的幾張截圖:

另一個方便的TMS好處，特別是當你與軟件公司合作時，是有一個連續的本地化架構。 有了這個框架，你和你的客戶都不需要手動提交任何東西——系統會自動創建新項目，比如說，當客戶的GitHub頁面或他們的Wordpress博客上有更新時。

最后，一些TMSs實際上允許你通過平臺進行和處理支付。 不同系統的確切機制不同。 例如，在Smartcat中，平臺以Smartcat作為服務提供商為客戶生成發票。 一旦客戶付款，Smartcat收到付款，它就將付款轉發給TMS用戶，不包括Smartcat的服務費。 （后者由4%至8%不等，視乎若干因素而定。）

3.與計算機輔助翻譯工具結合

CAT工具是任何本地化工作流程的基石：它們允許語言服務公司和內部團隊更快地生產更高質量的翻譯。如果你使用CAT工具和翻譯管理系統，你 自然而然希望它們能夠無縫地協同工作，理想情況下無需手動操作。

你是否真的需要一個單獨的TMS工具是另一個問題，但如果需要，一個好的TMS將允許你自動同步文件。

如果你的翻譯平臺同時結合了TMS和CAT工具，就不必擔心這個問題了。 例如，在Smartcat中，你可以在項目中的任何文檔上單擊“打開”，并立即看到CAT工具的運行——包括該文檔中正在進行的任何實時協作。

4.管理供應商和自由職業者

無論你運行的是內部本地化團隊還是整個語言服務公司，有一點可以讓你從其他面向服務的團隊和公司中脫穎而出——那就是與你合作的供應商的數量和多樣性。 這些可以是全職翻譯、自由職業者、其他語言服務公司——也可以是這些的任意組合。 這就是為什么與一般的項目管理工具不同，TMSs強調供應商管理。

大多數TMSs將允許你添加供應商作為用戶到你的帳戶，或讓他們安裝/訂閱相同的TMS，以將他們的帳戶連接到你的帳戶。 不過，只有少數幾個公司可以讓你進入一個真正的供應商市場。 如果剛剛開始組建一個翻譯和編輯團隊，或者你的項目對現有團隊來說太大，那么這將讓你受益匪淺。

以下是Smartcat的供應商管理部分以及內置的市場:

5.收集商業情報

最后但同樣重要的是，尤其是如果你經營一家語言服務公司，而且想看看隨著時間的推移能做得有多好，這意味著要查看你的收入、支出、生產力等方面的數據和圖表。 這些信息可以評估你的表現，并做出更明智的決定，比如決定什么時候更換供應商，或者為某些服務或客戶增加每個字的價格。

以下是Smartcat的分析快照:

我真的需要嗎？

雖然我們提出了幾個必備的TMS功能，但實際上我們認為沒有必要購買單獨的TMS解決方案。 你可以查看我們剛剛添加鏈接的文章來獲得詳細的解釋。但關鍵是，嘗試用兩個系統來做同樣的事情效率很低，成本也很高。

相反，你需要的是一個涵蓋整個訂單生命周期的多合一系統：從創建和生產到交付和支付。 Smartcat正是這種系統。 而且，經過一些研究和訪談，我們決定把重點放在彌合“TMS特性差距”上。

許多人不得不在獨立的翻譯管理系統上花費相當多的錢，中。所以，如果你也是其中一員，你不妨試一試我們的產品。

畢竟，試一試也沒有什么壞處嘛。

譯后編輯：黃靖(中南大學)

注：本文摘自lingosail，本文內容僅做學習交流使用。