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在很多從事銷售和客戶服務的同行看來,取悅于客戶,對客戶的所有要求都說"Yes"似乎就意味著客戶會滿意,而客戶滿意就意味著我們的服務很優質,很周到。在我剛加入上海譯銳翻譯時,作為職場新人,也會有這樣的想法。因為覺得如果這樣說,自己會比較安全,客戶也不會向老板去抱怨,因為直接對口服務的人很Nice嘛!然而,隨著工作年限的增加,再加上受到公司所推廣的服務理念-“什么是真正的服務意識”以及“服務的責任”的影響,我開始逐漸認識到真正的優質服務并非對客戶所有的要求都說Yes。因為,這種脫口而出的Yes恰恰是對客戶,包括對公司乃至對自己最不負責的表現。那么,如何才能做到為客戶提供最優質的服務,并做到事事為客戶著想呢?以下是我在上海譯銳翻譯工作當中所總結到的經驗,寫在這里和諸位同事共享:
1.面對交稿時間極其緊張,乃至運用人力根本無法完成的項目時,要敢于說No;
2.面對新客戶時,要敢于問問題;
3.一定要在看到具體要翻譯的文稿后再給客戶提供詳細的報價;
在上海譯銳翻譯的客戶服務專項培訓中,拿到實際稿件后再報價是培訓的一項重點。只有在看到實際稿件后,我們才能對源語種、稿件的類型、文字的難度、行業領域以及是否涉及排版等有一個清楚的了解,從而給客戶提供一個有依據的、客觀的報價。上海譯銳翻譯這樣做的最終目的其實就是提升客戶的服務體驗,提高為客戶服務的效率。
4.面對公司不擅長的翻譯項目時,要有勇氣說不;
只有認真領悟以上四點,我們才有可能為客戶提供更加優質和放心的翻譯服務。讓我感到慶幸的是,我在上海譯銳翻譯的同事們一直都是這樣相互提醒,并這樣身體力行去做的。翻譯這條路道阻且長,需要我們每一個人心系客戶,認真對待每一個委托的項目,用心珍惜客戶對我們的信任。
當面對來之不易的大項目時,相信許多同行都難免會內心激動,心潮澎湃。這時候,當面對客戶極其不合理的交稿時間要求時,很多人明明知道依靠正常人工翻譯無法完成,但一想起這單所帶來的收益,也會違心接下來并給出不切實際的承諾。實際上,翻譯是一種再創造性的腦力勞動,完成任何一件翻譯都需要一定的時間,因此在這種情況下,最后只能將東拼西湊,慘不忍睹的翻譯作品交給客戶。到最后,每天都要提心吊膽,害怕客戶質問為什么質量會如此糟糕。
其實,當面對這樣的情況時,上海譯銳翻譯的客戶主任要做的首先是對客戶進行合理耐心的引導,讓客戶了解翻譯工作本身的一些規律和特點。在這種情況下,有些客戶就會認識到在自己規定的時間內,按照客觀規律,是無法提供高質量的譯文時,那么客戶就會在時間上重新考慮。如果客戶執意按照自己的時間安排,那么即便這單會給我們帶來豐厚的收益,那么出于對客戶負責,對公司商譽負責的態度,我們也應該拒絕接稿。
相信許多同事和同行和我一樣,在剛開始從事這項工作之前,面對新客戶,即便有一些不太清晰或模棱兩可的地方,也不太敢去向客戶問問題,生怕自己問多了,客戶會生氣,會嫌自己煩。在這樣一種心理的驅使下,很多人就會對有些不太清楚的地方或客戶的一些需求進行想當然的揣度和猜測。這樣的一種心理和這種心理所造成的溝通不暢很容易給合作造成隱患并給客戶帶來不好的服務體驗。因為在缺乏溝通和主動提問的情況下,客戶會認為我們已經了解他們的想法和需求,因此就會對我們的服務有一個相應的預期。但是,如果我們像前面一樣,總是害怕問問題,就會造成實際翻譯服務質量低于客戶的預期并讓客戶對我們的服務和翻譯質量感到失望。
其實,在面對新客戶時,上海譯銳翻譯的客戶主任都會根據科學制定出的Specification List來向客戶提問,并通過客戶的回答來了解其真正的需求并給出合理的解決方案。比如,不同類型的稿件對翻譯的質量、譯員的行業背景以及交稿時間就會有著不同的要求。通過提問,上海譯銳翻譯的客戶主任們可以準確的了解到客戶想要什么,并可以根據此來委派相應級別和行業背景的譯員以及相應級別的校對。
很多同事肯定會遇到這樣的情況:客戶說有50張西班牙語的葡萄酒標需要翻譯,但等實際稿件發來后,卻發現源語言并非西班牙語,而是和西班牙語相近的葡萄牙語;客戶說一個電話過來,要求我們翻譯一個2000多字的文件并說內容很簡單,讓我們報價,但報價并拿到實際稿件后,才發現里面有許多不可編輯的圖片或圖表,而且里面很多內容是手寫的,掃描后字跡變得很難辨認,這些都會大大增加交稿時間和翻譯成本。這樣的例子簡直太多了。在客戶沒有提供實際源文件前,只根據客戶的只言片語,就匆忙報價,結果又因為實際情況不同,報價有變動或增加,而去向客戶解釋。這樣,不僅會增加工作的被動性,也會給客戶留下不夠專業的印象。
每家真正希望為客戶提供優質翻譯服務的公司都會根據自己的譯員組成和自己多年的翻譯經驗而逐步確立自己所擅長的行業領域和核心服務項目。比如,一家傳統的翻譯公司,可能并沒有能力去處理一些比較復雜的本地化項目,因為這些本地化項目會涉及到大量的軟件技術;而有些翻譯公司,可能對極其專業的微生物或基因染色體領域并不熟悉并且也沒有相關的翻譯經驗。因此,當遇到一些自己公司不擅長的項目時,很多人的內心開始糾結并猶豫。
對于上海譯銳翻譯而言,每個公司都有自己的強項和深耕領域,因此當面對自己不熟悉,甚至是沒有把握的項目時,即使客戶再有意向,我們也應該冷靜看待并抱有一個負責任的心態。在上海譯銳翻譯,我們每一位客戶主任都深知敢于承認自己所不擅長的地方并非示弱或主動揭短,而是一種更加負責和誠信的服務理念的體現。